…oder auch: Wie wir zu den Preisen für unsere Cons kommen.

Von Katharina Munz

Auf LARPs und in Gesprächen mit LARPern kommt häufig die Frage auf, wie denn eigentlich die Preise eines Cons kalkuliert worden sind. Wobei dies meistens nicht in so höflicher Form formuliert wird, sondern sich eher anhört wie: „Und dafür soll ich 100,- Euro bezahlen?“ oder „Das hat aber bestimmt nicht so viel gekostet!“ o.ä.

Viele Orgas kennen das. Und obwohl auch ich nur bereit bin einen gewissen Preis für eine gewisse Leistung zu bezahlen und ich mir diese Frage auch manchmal stelle, höre ich von vielen anderen Orgas, wie sehr ihnen diese Frage auf die Nerven geht oder wie wenig sie bereit sind, über ihre Kostenstruktur Auskunft zu geben. Häufig eine Trotzreaktion auf den impliziten Vorwurf, dass man unlauter arbeitet oder sich ggf. sogar an seinen Teilnehmern bereichert.

Wer schon einmal selbst ein LARP ehrenamtlich organisiert hat und weiß, wie viele unzählige Stunden in so ein Projekt fließen, der weiß auch, dass sich ein normaler 38,5-Stunden-Job wesentlich besser eignet, um sich zu „bereichern“ als die Organisation eines LARPs.

Ist es also ein unrealistischer Anspruch der Teilnehmer, zu wissen, wofür ihr Geld ausgegeben wird? Darf man das nicht fragen? Und ergibt sich aus dem Bezahlen eines gewissen Geldbetrages automatisch ein Anspruch auf eine gewisse Qualität bzw. auf gewisse Aspekte, für die man als Orga offensichtlich Geld ausgegeben haben muss?

Diese Frage ist pauschal schwer zu beantworten und soll auch nur am Rande Teil dieses Artikels sein. Aber trotzdem eine kurze Einschätzung dazu, warum diese Frage realitätsfern anmutet:
Zum einen ist schwer einzuschätzen, was für ein Con von der Orga neu angeschafft wurde und was aus dem Fundus kommt – also dementsprechend nicht vom Teilnehmerbeitrag des aktuellen Cons finanziert werden musste.
Auch die Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten einer Location sind teilweise sehr unterschiedlich und können schwer von Außenstehenden eingeschätzt werden.
Müssen von den Einnahmen eines Cons vielleicht noch gewisse Umlagen des Veranstalters generell bezahlt werden, die nicht direkt zu den Ausgaben des Cons gehören – wie z.B. eine Vereinsversicherung, die einmal im Jahr bezahlt werden muss?

Alles Faktoren, die nur bedingt von außen einzusehen und einzuschätzen sind.

Trotzdem möchten wir unserem Anspruch (wie in unserem Leitbild formuliert) auf größtmögliche Transparenz gerecht werden und – zumindest für unserer Veranstaltungen – etwas mehr Klarheit in die vielen Fragezeichen der LARPer bezüglich der Preisgestaltung eines Cons bringen.

Was ist grundsätzlich zu sagen?
Vorneweg sei gesagt, dass es sich hierbei um die verallgemeinerte Kalkulation unseres Vereins, der Gesellschaft für Live-Rollenspiel e.V., handelt und diese keineswegs auf andere Veranstalter einfach übertragen werden kann.
Aber vielleicht nimmt sich der ein oder andere Veranstalter ein Beispiel an unserer Transparenz und veröffentlich auch mal eine Kostenaufstellung, um dem scheinbar allgemein vorherrschenden Gefühl, zu wenig für sein Geld zu bekommen, entgegen zu wirken.

Grundsätzlich arbeiten wir bei uns im Verein ehrenamtlich ohne Aufwandsentschädigung. Das bedeutet, dass keines der Mitglieder der Spielleitung, der Orga oder der Untergruppen wie z.B. das Bau- und Bastel-Team etc. eine finanzielle Zuwendung für seine Dienste erhält. Dies gründet sich zum einen Teil in der Schwierigkeit, gerecht für unterschiedliche Tätigkeiten zu entlohnen und zum anderen Teil darin, dass wir der Meinung sind, dass ehrenamtliches Engagement im Verein nicht aus finanziellen Zwecken erfolgen sollte, sondern eben um der Freude an der Arbeit willen.
Dieser Punkt fällt also bei uns aus der Kalkulation schon einmal heraus, denn keiner von uns verdient seine Brötchen mit der Arbeit im Verein.

Wir bemühen uns immer, unsere Veranstaltungen so günstig wie möglich zu halten – allerdings ohne ein großes finanzielles Risiko oder gar finanziellen Schaden für den Verein in Kauf zu nehmen. Dies tun wir, um möglichst vielen Teilnehmern die Möglichkeit auf ein LARP zu bieten, ohne gleich gefühlt einen 5-Sterne-Kurzurlaub in der Türkei dafür zu bezahlen – auch vor dem Hintergrund, dass vielleicht tatsächlich nicht jeder unbegrenzt Geld für LARP zur Verfügung hat.

Auch noch relevant für diese Beispielkalkulation und wichtig zu berücksichtigen ist die Größe unserer Cons. Wir machen kleine Cons für eine Spieleranzahl von 30 bis max. 60 Spielern. Daraus ergeben sich die im Folgenden aufgeführten Prozentzahlen, die natürlich bei einer Veranstaltung mit hundert oder gar mehr Spielern keinen Sinn mehr ergeben würden.

Wie sieht nun so eine Kostenkalkulation tatsächlich aus?

1. Unterkunft und Verpflegung
   Einer der wichtigsten Kostenfaktoren bei unseren Kalkulationen ist immer die Location (inklusive der dazu gehörenden Nebenkosten) und die Verpflegung – häufig gehen diese beiden Punkte Hand in Hand. Für eine Veranstaltung mit Vollverpflegung  macht dieser Kostenpunkt im Allgemeinen ca.  50 % des Spielerbeitrages aus.
2. Umlagenpauschale
   Die sog. Umlagenpauschale ist das, was ich vorhin schon einmal angesprochen habe. Zwar arbeiten die Mitglieder der Orgas und des Vorstandes unentgeltlich für den Verein, jedoch hat so ein Verein laufende Kosten, die gedeckt werden müssen. Hierunter fallen Aspekte wie Versicherungen (z.B. die Vereins- und Veranstaltungshaftpflicht, die wir zum Ausrichten unserer Cons benötigen), Kontoführungsgebühren, Miete für einen Lagerraum als Fundus und Kosten für einen Steuerberater. Da wir ein recht kleiner Verein sind, dessen Mitgliedsbeiträge nicht so hoch sind, können wir diese Kosten nicht vollständig aus den Beiträgen unserer Mitglieder begleichen. Aus diesem Grund sind wir darauf angewiesen, mit unseren Veranstaltungen einen Überschuss zu erwirtschaften, der am Jahresende in diese Posten fließt. Im Spielerbeitrag macht diese Pauschale (je nach Gruppengröße) normaler weise ca. 10% aus.
3. Transportmittel
   Bei vielen unserer Veranstaltungen reicht das Volumen unserer Privatfahrzeuge nicht mehr aus, um alles, was für das Con benötigt wird, zu transportieren. Aus diesem Grund müssen wir ggf. Transportmittel (Sprinter etc.) mieten. Dieser Posten beläuft sich auf ca. 5% des Spielerbeitrages.
4. Ausstattung des Cons
   Ein weiterer Kostenpunkt ist die Ausstattung des Cons. Hierbei stellt sich immer die Frage, was schon da ist und aus dem Fundus genutzt werden kann, ohne es auf die Teilnehmer umzulegen und was tatsächlich neu angeschafft werden muss, um das Konzept des Cons umzusetzen. Mit Fundus ist hierbei übrigens sowohl der Vereins- als auch der „private“ Fundus gemeint, den jeder einzelne von uns, wie jeder andere LARPer auch, so über die Jahre seines LARPens hinweg angesammelt hat und den wir als Privatpersonen durchaus für unsere Cons zur Verfügung stellen.
   Meistens gliedert sich der Punkt Ausstattung noch in weitere Unterpunkte auf. Insgesamt fließen ca. 25-30% des Spielerbeitrages in die Con-Ausstattung. Hier eine unvollständige Liste der Aspekte, die mit zur Ausstattung gehören:

4.1 Technik:
Hierzu gehört alles, was irgendwie mit Strom betrieben wird, als Stromquelle dient oder anderweitig technisch outtime angewendet wird. Anschaffungen wie Funkgeräte inklusive Headset; Lichttechnik, wie Taschenlampen für die Orga, Baustrahler zum Ausleuchten von Plätzen, Kämpfen etc., LED-Kerzenimitationen, LED-Strahler, Blicklichter, Knicklichter, Stroboskope etc.; Batterien; Nebelmaschinen plus Nebelfluid; Kabeltrommeln für innen und spezielle für außen; Soundeffekte, die ja auch irgendwie erzeugt werden müssen; Pyrotechnik wie Rauchpatronen und Stufe 1 Feuerwerke etc.

4.2 Schminke
Wer schon einmal Schminke gekauft hat weiß: Gute Schminke, die auch eine Zeit lang auf dem Gesicht bleibt, kostet Geld. Wenn dann noch spezielle Effekte mit Latex-Applikationen, falschen Bärten o.ä. erzielt werden sollen, wird das ganze nochmal eine Spur teurer, denn zusätzlich zur eigentlichen Applikation benötigt man Latexmilch, Mastix und entsprechendes Material, um das Ganze zu verarbeiten und auf den Körper zu bringen. Und da die Schminke/Applikation hinterher ja auch wieder vom Gesicht (oder anderen Körperteilen) entfernt werden soll, braucht es zusätzlich Abschminktücher, Mastixentferner, Hautpflege. Von Schminkpinseln, Schwämmchen, Schablonen, Spachteln, Puderquasten, Pinzetten, künstlichen Wimpern, Kontaktlinsen, falschen Zähnen, Zahnlack, Haarspray, Haarlack, Haarwachs, farbigem Haarspray oder Haarteilen gar nicht zu sprechen. Und Spiegel! Nichts ist schlimmer, als wenn sich zehn NSC vor einem winzigen Badezimmerspiegel schminken müssen.

Um Schminke für Cons zu finanzieren greifen wir manchmal auch auf andere Wege zurück und veranstalten Schmink-Workshops, bei denen von den Teilnehmerbeiträgen die entsprechende Schminke finanziert wird. Da es sich hierbei um einen Verbrauchsgegenstand handelt muss man auch immer wieder nachkaufen – im Gegensatz z.B. zu Technikutensilien, die nur einmal angeschafft werden müssen.

4.3 Kostüme
Kostüme sind wichtig – nicht nur für Spieler, sondern ebenso für NSC. Schließlich dienen sie dazu, die Geschichte mit an die Spieler zu vermitteln. Für viele Rollen gibt es bereits Kostüme im Fundus, spezielle und sehr con-spezifische Rollen jedoch müssen entsprechen neu ausgestattet werden. Wir fertigen unsere Kostüme normalerweise selbst, was uns zumindest die Schneiderkosten erspart. Jedoch müssen Stoffe, Garne, Applikationen, Bänder und Borten auch gekauft und vernäht werden. Oder das Preis-Leistungsverhältnis für ein Komplett-Kostüm ist besser, als es selbst zu nähen, dann wird das ein oder andere auch schon einmal direkt gekauft – insofern es unseren Ansprüchen an Optik und Qualität entspricht.
Unter diesen Punkt fallen übrigens auch Perücken, die eine Person noch einmal sehr gravierend verändern und einen ganz neuen Effekt erzielen können.

4.4 Bauten und Basteleien
Ein ganz wichtiger Punkt für jedes Con sind die Aufbauten und die Spielereien, die „Props“ wie es im neu-deutschen so schön heißt. In diesen Punkt könnte man unendlich viel Geld versenken, und häufig ist das auch tatsächlich unter dem Thema Ausstattung einer der teuersten Punkte, da viele Baumaterialien nicht unbedingt günstig sind und viele kleine Ausgaben sich schnell zu einer großen Menge aufsummieren können.

4.5 Deko
Je nach Location muss man mehr oder weniger selbst für die Atmosphäre und passende Dekoration eines Cons tun und dementsprechend hoch oder niedrig können die Kosten für Dekorationsartikel, Stoffe zum Abhängen von Outtime-Gegenständen, Kerzen, Intime-Becher für die Taverne etc. sein.

4.6 Gebrauchsartikel
Hierunter fällt alles, was man so auf einem LARP als Organisator braucht und eher „outtime-praktisch“ ist: Klopapier; Müllbeutel; Verbandskasten; Klebeband (besonders wichtig für LARP-Orgas!)  in allen Formen, Farben und Variationen; Bonbons und Knabberkram um die NSC bei Laune zu halten; Taschentücher; Nylon, Kordel, Bänder, Bindfaden; Farbiger Sprühlack; Namensschilder für die Orga etc. (diese Liste ist tatsächlich unendlich lang und beliebig erweiterbar).

5. Puffer
   Wie das immer so ist, kann man nicht immer genau voraussagen, was auf einem Con passiert oder was sich ggf. kurzfristig davor noch ergibt. Um in einem Notfall nicht ins Minus zu gehen und einen finanziellen Schaden für den Verein in Kauf nehmen zu müssen, gibt es in unseren Kostenaufstellungen immer den Punkt „Puffer“. Dieser Punkt ist für absolute Notfälle gedacht, wenn mal etwas schief geht oder die Kosten in einem anderen Punkt aus unerfindlichen Gründen doch höher waren als angenommen. Ca. 5% des Spielerbeitrages werden für diesen Punkt aufgewendet.
6. NSC
   NSC zahlen bei uns normalerweise nur den Unkostenbeitrag, also die Netto-Kosten für Unterkunft und Verpflegung. Teilweise werden sie durch die Beiträge der Spieler bezuschusst, da wir glauben, dass NSC schon genug Arbeit leisten und nicht auch noch finanziell drauf zahlen sollten.

Zusammengefasst nach Adam Riese und Eva Zwerg kann man also sagen:
Von einem 100,- Euro Spielerbeitrag einer unserer Veranstaltungen gehen ca. 50,- Euro in Unterkunft und Verpflegung, bis zu 30,- Euro in Ausstattung aller Art, ca. 10,- Euro in die Umlagenpauschale, ungefähr 5,- Euro in den gemieteten Sprinter und 5,- pro Spieler bilden den Puffer. Dann ist der 100,- Euro Con-Beitrag ausgegeben.

Was passiert, wenn doch noch Geld übrig ist?
Hin und wieder kommt es auch vor, dass Veranstaltungen nicht Null auf Null aufgehen sondern ein kleiner Überschuss, ein Plus, übrig bleibt. Da wir ein gemeinnütziger Verein sind, dürfen wir an sich keinen Gewinn machen, sondern nur Rücklagen bilden – z.B. für die erwähnten Punkte wie Versicherung etc.
Ein Großteil der Überschüsse muss dementsprechend innerhalb eines Jahres verbraucht werden, um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.
Diese Überschüsse gehen dann nicht etwa in eine tolle Party oder einen Kurzurlaub für den Vorstand. Vorteilnahme ist bei uns nämlich laut Satzung verboten – was aber nicht der einzige Grund ist, weshalb wir vom Überschuss nicht nach Mallorca fliegen.

Wenn tatsächlich mehr Geld übrig ist, als erwartet und benötigt, werden davon entweder langfristige Anschaffungen getätigt – also Ausstattung, die für alle Veranstaltungen verwendbar ist und eine gewisse Langlebigkeit, Wirtschaftlichkeit und Wiederverwertbarkeit hat (z.B. lieber zwei von den teuren DMX-Nebelmaschinen zu kaufen, weil noch Geld übrig ist, als die billigen, die nicht den gewünschten Effekt erzielen und nach zwei Veranstaltungen defekt sind). Denn alles was an Technik vom Überschuss angeschafft wird, muss beim nächsten Con nicht mit in die Teilnehmerbeiträge gerechnet werden und macht die nächste Veranstaltung für alle günstiger.

Und ein Teil des Überschusses kann und soll auch dazu verwendet werden, Vereinsveranstaltungen für die Mitglieder des Vereins zu bezuschussen. Also z.B. Workshops für Mitglieder günstiger als für Nicht-Mitglieder oder sogar kostenfrei anzubieten oder aber ggf. auch Veranstaltungen zu organisieren, die vom Verein grundsätzlich bezuschusst werden und für alle Teilnehmer – egal ob Mitglied oder nicht –  günstiger sind.

Es lohnt sich also in vielerlei Hinsicht, Mitglied in der Gesellschaft für Liverollenspiel e.V. zu werden…